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Signaturverwaltung

Einheitliche E-Mail-Signaturen und digitale Dokumenten-Workflows für Dein gesamtes Team – zentral verwaltet, immer aktuell und DSGVO-konform.

Professionell nach außen. Effizient nach innen.

Jede E-Mail, die Dein Unternehmen verlässt, ist eine Visitenkarte. Und jedes Dokument, das unterschrieben werden muss, kostet Zeit – erst recht, wenn es noch ausgedruckt, gescannt und per Post verschickt wird.

Mit unserer Signaturverwaltung lösen wir beides: einheitliche, professionelle E-Mail-Signaturen für Dein gesamtes Team – zentral verwaltet und immer aktuell. Und rechtssichere elektronische Unterschriften, die Deinen Dokumenten-Workflow digitalisieren. Alles DSGVO-konform und nahtlos in Deine bestehende Umgebung integriert.

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Zentrale Verwaltung

Was wir für Dich übernehmen

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Design & Erstellung

Wir gestalten professionelle E-Mail-Signaturen, die zu Deinem Corporate Design passen. Einheitlich für alle Mitarbeiter, mit allen relevanten Kontaktdaten, rechtlichen Hinweisen und auf Wunsch mit Marketing-Bannern oder Aktionskampagnen.

Jede Signatur wird responsiv gestaltet, sodass sie auf Desktop, Tablet und Smartphone gleichermaßen gut aussieht.

Zentrale Verteilung & Verwaltung

Deine Signaturen werden zentral verwaltet und automatisch an alle Mitarbeiter verteilt – unabhängig davon, ob sie Outlook, Gmail, Apple Mail oder ein Smartphone nutzen.

Ändert sich eine Telefonnummer, eine Position oder ein Logo? Du änderst es einmal zentral – und alle Signaturen werden automatisch aktualisiert. Kein Mitarbeiter muss selbst etwas anpassen.

Marketing-Banner & Kampagnen

Jede E-Mail ist eine Chance. Nutze Deine E-Mail-Signaturen als Marketing-Kanal – mit wechselnden Bannern für Aktionen, Events, Stellenausschreibungen oder neue Produkte.

Wir richten die Banner-Rotation ein und Du kannst Kampagnen zeitgesteuert und zielgruppenspezifisch ausspielen – ohne IT-Aufwand.

Elektronische Unterschriften

Verträge, Freigaben, Angebote – viele Dokumente brauchen eine Unterschrift. Mit elektronischen Unterschriften digitalisierst Du diesen Prozess vollständig: rechtssicher, schnell und ohne Papier.

Wir richten die Plattform für Dich ein, integrieren sie in Deine bestehende Umgebung und schulen Dein Team im Umgang damit.

DSGVO & Rechtssicherheit

E-Mail-Signaturen müssen rechtliche Pflichtangaben enthalten – je nach Rechtsform unterschiedlich. Wir stellen sicher, dass Deine Signaturen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Auch bei elektronischen Unterschriften achten wir auf die Einhaltung der eIDAS-Verordnung und der DSGVO, damit Deine digitalen Dokumente rechtssicher sind.

Integration & Plattformen

Unsere Lösungen integrieren sich nahtlos in Microsoft 365 und Google Workspace. Egal welche Plattform Du nutzt – Deine Signaturen und digitalen Unterschriften funktionieren überall.

Im Rahmen unserer Managed Services übernehmen wir die laufende Verwaltung der Plattformen für Dich – damit Du Dich um nichts kümmern musst.

Unsere Lösungen

Ob E-Mail-Signaturen, digitale Unterschriften oder beides – wir richten es für Dich ein.

E-Mail-Signaturen

Professionelle, einheitliche E-Mail-Signaturen für Dein gesamtes Team. Zentral verwaltet, automatisch verteilt und jederzeit aktuell – inklusive Marketing-Banner und rechtlicher Pflichtangaben.

Elektronische Unterschriften

Verträge, Angebote und Freigaben digital unterschreiben – rechtssicher, DSGVO-konform und ohne Papier. Wir richten die Plattform ein und integrieren sie in Deine Arbeitsumgebung.

Individuelle Lösung

Komplexe Anforderungen, mehrere Marken, abteilungsspezifische Vorlagen oder spezielle Freigabeprozesse? Wir analysieren Deine Anforderungen und setzen eine Lösung um, die genau zu Dir passt.

Typische Probleme ohne zentrale Verwaltung

Ohne einheitliche Lösung entstehen Probleme, die Deinem Unternehmen täglich schaden – oft unbemerkt.

Jeder macht seine eigene Signatur

Unterschiedliche Schriften, Farben, Layouts – ohne zentrale Verwaltung sieht jede E-Mail anders aus. Das wirkt unprofessionell und schadet Deiner Marke.

Veraltete Kontaktdaten

Neue Telefonnummer, anderer Jobtitel, neues Logo – aber die Signatur zeigt noch die alten Daten. Ohne zentrale Lösung dauert es oft Wochen, bis alle Mitarbeiter aktualisiert haben.

Fehlende rechtliche Angaben

Je nach Rechtsform sind bestimmte Pflichtangaben in E-Mail-Signaturen gesetzlich vorgeschrieben. Fehlen sie, drohen Abmahnungen – und Du merkst es oft erst, wenn es zu spät ist.

Kein einheitliches Branding

Deine Website, Deine Visitenkarten und Dein Briefpapier sehen einheitlich aus – aber jede E-Mail erzählt eine andere Geschichte. Eine zentrale Signatur schließt diese Lücke.

Dokumente drucken, unterschreiben, scannen

Verträge ausdrucken, von Hand unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken – ein Prozess der Stunden bis Tage dauert und mit elektronischen Unterschriften in Minuten erledigt ist.

Keine Nachvollziehbarkeit

Wer hat was wann unterschrieben? Bei Papierdokumenten ist das oft schwer nachzuvollziehen. Elektronische Unterschriften dokumentieren jeden Schritt lückenlos und revisionssicher.

Bereit für einheitliche Signaturen und digitale Unterschriften?

Wir zeigen Dir, wie Du Dein Auftreten nach außen professionalisierst und Deine Dokumentenprozesse digitalisierst – kostenlos und unverbindlich.

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